Ça y est ! Vous avez enfin réservé une place à votre premier événement ! Maintenant, il est temps d’obtenir un retour sur investissement et la pression peut être très grande. En effet, vous y avez consacré du temps et de l’argent, vous ne voulez donc pas manquer la moindre opportunité. Une conférence ou un salon réussi peut tout changer pour votre startup. Vous pourrez y rencontrer un potentiel futur client, entrer en contact avec un investisseur, ou encore forger des relations avec d’autres startups.

Pour vous y aider, nous avons sélectionné les précieux conseils de notre VP Startups et pro des events, Pascal Condamine. Dans ce manuel, vous trouverez des astuces à mettre en pratique avant et pendant un événement, avec une mention spéciale pour les startups exposantes.

Préparer son événement

Il est primordial de bien vous organiser à l’avance afin de vous fixer des objectifs réalisables. Au moment des préparatifs, n’oubliez pas que savoir rime avec pouvoir. Alors, si vous avez la réponse aux quatre questions suivantes, vous vous donnez toutes les chances d’obtenir un bon retour sur investissement.

Où ?

Soyez attentif au lieu dans lequel se tient chaque événement. Bien souvent, les animations en journée ne se situent pas au même endroit que celles qui se déroulent en soirée. Prenez le temps de consulter votre application de géolocalisation préférée et de vous fixer un parcours avec les sites à visiter en priorité. Cela vous sera d’ailleurs utile au moment de réserver votre hébergement.

Quand ?

Si vous participez en tant qu’exposant, il vous faudra arriver bien à l’avance pour installer votre stand et vous assurer que tout votre matériel est arrivé à bon port. Dans l’idéal, vous devriez arriver la veille au soir, au pire quelques heures avant le début de l’événement. Et bien sûr, n’oubliez pas de vérifier s’il y a des sessions de networking prévues avant les conférences et les expositions !

Qui ?

Avant de vous rendre à un événement, faites-vous une idée de son ampleur. Cela vous permettra de vous préparer mentalement à côtoyer des dizaines de milliers de personnes. Or, chacun de ces participants a un planning bien arrêté (et chargé !). Vous ne pouvez donc pas vous attendre à ce que vos cibles viennent d’elles-même à votre rencontre.

Les cadres de niveau C, les investisseurs et les journalistes ont planifié leur programme à la seconde près avant même d’arriver sur place et ne restent souvent pas pour l’intégralité de l’événement. Et c’est la même chose pour les représentants d’autres entreprises et startups. Pour vous assurer de rencontrer toutes les personnes sur lesquelles reposent vos objectifs, prenez rendez-vous à l’avance. Selon Pascal, une des principales erreurs de débutant est d’arriver sans avoir fixé d’entretien.

N’ayez pas peur de prendre contact via l’application de l’événement, par email, LinkedIn, Twitter, etc. Présentez-vous succinctement, gagnez leur attention et faites-vous une place dans leur programme. N’oubliez pas d’envoyer un petit rappel (la veille ou quelques heures avant) ! En effet, on perd facilement la notion du temps pendant un gros event.

Si vous cherchez à rencontrer d’autres startups, consultez la liste des exposants et ciblez ceux qui vont servir votre stratégie. Il n’est pas toujours possible de tout faire à l’avance, alors réservez un créneau dans votre agenda pour faire un tour des startups et entreprises avec lesquelles vous n’avez pas pu prendre rendez-vous.

Quels objectifs ?

Il est maintenant temps de vous fixer des objectifs concrets. Vous pouvez y réfléchir en répondant aux questions suivantes :

  • si vous êtes exposant, combien de prospects souhaitez-vous que votre stand génère ?
  • quel chiffre d'affaires ces prospects doivent-ils générer pour amortir votre stand ?
  • quels investisseurs devez-vous absolument rencontrer ?
  • quels sont les partenariats que vous souhaitez renforcer et ceux que vous ambitionnez ?

Une fois vos objectifs fixés, pensez à ce dont vous aurez besoin pendant l’event. Pour cela, nous vous présentons en exclusivité la check-list personnelle de Pascal.

Votre check-list spéciale événements

Cartes de visite

Oui, c’est vrai qu’en temps normal on utilise rarement des cartes de visite. Et pourtant, elles restent le moyen le plus répandu d’échanger ses coordonnées lors de ce type de rencontres. Alors apportez-en, et ne lésinez pas sur la quantité ! Mieux vaut en avoir trop que se retrouver à cours devant un potentiel partenaire commercial. Et puis vous pouvez toujours les réutiliser la prochaine fois.

Chaussures confortables

Certains salons et conventions sont immenses et peuvent s’étendre sur quatre ou cinq halls. Vous serez debout toute la journée. Pascal recommande de porter des chaussures confortables et deux paires de chaussettes pour éviter les ampoules, voire des chaussettes de contention.

Gourde et baume à lèvres

Lors d’un event, vous allez beaucoup parler et il est probable qu’il fasse (très) chaud. Alors, attention à la déshydratation et à la fatigue. La plupart des sites sont équipés de distributeurs d’eau, vous pouvez donc apporter votre gourde avec vous et boire un petit peu à intervalles réguliers. Pensez aussi à apporter du baume à lèvres.

Badge et tours de coubracelet

Imprimez votre badge et emmenez-le partout avec vous. Si vous prenez l’avion, vérifiez si les organisateurs n’ont pas prévu un stand à l’aéroport où vous pouvez le récupérer. Ainsi, vous n’aurez pas à faire la queue au début de l’événement. Surtout, ne perdez pas votre badge et votre tour de cou ! Vous risquez de perdre du temps à les remplacer.

Enfin, vous y voilà… et maintenant ?

Networking

Avec de l’organisation, vous avez d’excellentes chances d’établir de bons rapports avec des investisseurs, des journalistes, des personnalités de l’écosystème startup ou des entrepreneurs au parcours inspirant. On ne saurait surestimer l’importance de ces rencontres en face à face. Et même si ces relations ne portent pas leurs fruits dans l’immédiat, vous ne savez pas ce que l’avenir vous réserve.

En plus des réunions que vous avez programmées, il est important de participer aux animations secondaires, qui ont souvent lieu en soirée. Vous trouverez des informations sur le site de l’event mais renseignez-vous aussi sur les réseaux sociaux et Eventbrite. Recherchez le nom de l’événement et le hashtag dédié pour obtenir un maximum de résultats.

Enfin, petite astuce : ne négligez pas la pause repas. Il y aura la queue, alors évitez d’y aller entre midi et deux. N’hésitez pas à vous asseoir à côté d’inconnus. Ce networking informel, que nos amis les anglais appellent hallway track, est un des plus gros avantages des événements.

Comment tirer profit de votre stand

Assurez une permanence

Cela semble évident, mais on trouve des stands désertés plus souvent que vous ne le croyez. L’idéal serait d’avoir deux ou trois personnes sur place en continu. N’oubliez pas de recueillir les coordonnées de vos visiteurs. La plupart du temps, tout le monde a un badge avec un QR code attitré que vous pouvez scanner grâce à l’application de l’événement. Vous en aurez besoin pour recontacter vos prospects après l’event.

Pensez à l’image de marque

Toute votre équipe devrait porter des vêtements « corporate ». Vous serez entouré d’une foule de participants, et représenter votre entreprise veut aussi dire être facilement identifiable. Alors arborez fièrement votre logo, que ce soit sur un tshirt ou sur le stand, et mettez des goodies à la disposition de vos visiteurs.

Préparez un topo rapide

Il ne doit pas durer plus de 60 secondes. Vous devez être capable de présenter votre entreprise en une à deux phrases pour ne pas perdre de temps et par égard pour votre interlocuteur. N’élaborez que si on vous le demande. Pendant la durée de l’événement, une foule de participants défilera dans votre stand. Savoir présenter rapidement votre entreprise et votre activité vous permettra, ainsi qu’à vos visiteurs, de déterminer si la discussion vaut le coup d’être prolongée. De plus, vous avez toujours la possibilité d’organiser un appel ou un entretien plus tard.

N’organisez pas de réunions dans votre stand

Vous le savez, le temps est précieux. Surtout pendant un événement, où il a tendance à filer à toute vitesse ! Alors évitez de programmer des réunions dans votre stand, sauf si vous exposez tout le long ou si un potentiel prospect n’est là que pour un temps limité. Cela doit rester exceptionnel !

Nous arrivons à la fin des conseils que Pascal a voulu transmettre aux startups. Gardez bien cette liste d’astuces car la saison des événements approche à grands pas. Fort de son expertise, vous ne regretterez pas votre investissement.